Vergabestiftungen: Virtuell (mehr) Wirkung erzielen

Kompetenz-zentrum Stiftungen

19.03.2021

Mit grossem Engagement haben sich Stiftungsräte und Vorstände von Vergabeorganisationen im Zeitalter vor Corona getroffen. Gesuche von gemeinnützigen Organisationen und innovativen Gruppierungen wurden begutachtet und an der Sitzung intensiv diskutiert.Und plötzlich mussten diese Sitzungen virtuell durchgeführt werden. Dies geschah nicht immer zur Zufriedenheit aller.

Können die Gesuche auf diese Weise detailliert genug diskutiert werden? Nicht jeder Stiftungsrat fühlte sich wohl mit den Sitzungen vor dem Bildschirm. Auch, weil man nicht unbedingt grosse Diskussionen provozieren wollte und konnte, denn wer möchte schon die strapazierte Sitzungsleitung stören.

Im Nachhinein waren jedoch viele Befürchtungen umsonst. Gerade in kleineren Gruppen können wirkliche Diskussionen sehr wohl geführt werden, ja sogar noch besser, da die Argumente oder Fragen sehr gut vorbereitet werden müssen, um zum richtigen Zeitpunkt die wesentlichen Elemente zu beurteilen. Es gibt bereits Stimmen, die Sitzungen von Kommissionen oder Ausschüssen auch in Zukunft online durchführen möchten, auch dann, wenn ein Treffen vor Ort wieder möglich sein wird.
 

Asymmetrie zwischen Gesuchs- und Entscheidungsprozess

Entscheidungsprozesse und die entsprechenden Diskussionen finden also virtuell statt. Doch der Gesuchsprozess erfolgt vielerorts noch in Papierform oder via E-Mail mit «digitalisierten» Dokumenten. Nun gibt es seitens der Stiftungsräte zwei Haltungen für die Zukunft: Hoffnung auf persönliche Treffen und Beibehaltung des bisherigen Prozesses. Oder: Der Anspruch an konsequente Digitalisierung und die Anwendung der neuen Erfahrungen. Denn dieser Ansatz hat in den letzten Monaten durchaus Vorteile aufgezeigt.
 

Individualisierte Tools

Die konsequente Digitalisierung ist mit einem Initialaufwand verbunden. Aus eigener Einsicht in diesen Prozess können wir heute jedoch auf positive Erfahrungen zurückblicken. Die Digitalisierung verlangt eine Reduktion auf das Notwendige. Benutzerfreundliche, einfache und individualisierte Tools sind gefragt. Und natürlich ist auch eine enge Begleitung der Stiftungsräte nicht zu vergessen. Dies sollte von Beginn eines Digitalisierungsprojektes an geschehen. Je sicherer sich die Anwender fühlen, desto positiver sind ihre Erfahrungen.
 

Positive Auswirkungen der Digitalisierung

Die Digitalisierung kann in verschiedenen Bereichen Auswirkungen auf die Tätigkeit einer Stiftung haben. Unsere eigenen Erfahrungen bei der Einführung von Online-Tools haben Folgendes gezeigt:

  • Durch die schriftliche und transparente Beurteilung in einem Online-Tool nehmen sich die Stiftungsräte Zeit für fundierte Argumente auf der Basis der Strategie bzw. der Kriterien. Dies führt oft zu weiteren Ideen und möglichen Verbesserungen von Projekten, die den Gesuchstellern weiter gegeben werden. Damit ist nicht nur der Entscheidungsprozess von hervorragender Qualität, auch die Wirkung eines Projektes wird verstärkt.
     
  • Die Stiftungsräte verlieren weniger Zeit für Reisen. Das kann zur Folge haben, dass mehr Personen interessiert sind, eine Vorstands- oder Stiftungsratstätigkeit zu übernehmen. Bei der Rekrutierung oder Vermittlung von Stiftungsräten ist die Frage des Aufwandes und der Sitzungsorte immer ein Thema. Die neuen Möglichkeiten von Online-Meetings sorgen für eine Erweiterung des Personenkreises für Stiftungsratsmandate und führen so mittelfristig zu einer Diversifizierung und Erhöhung der Kompetenz in Vorständen und Stiftungsräten.
     
  • Für die Auswahl eines digitalen Tools werden die Prozesse generell hinterfragt. Das führt zu mehr Effizienz innerhalb der Stiftung.
     
  • Digitale Kompetenzen der beteiligten Personen werden erhöht.
     
  • Durch Erläuterungen im Online-Gesuchseingabetool können die Gesuchsteller während der Gesuchsstellung zusätzliches Wissen erwerben, das die Qualität ihrer Arbeit erhöht.

Das Kompetenzzentrum Stiftungen der Von Graffenried Gruppe unterstützt Sie gerne bei der Transformation zu digitalen Gesuchsprozessen.

Andreas Wieser
andreas.wieser@graffenried-recht.ch